e-Learning por dentro

 Con unas breves pinceladas vamos a tratar de imaginarnos por un momento que podemos ver por el ojo de una cerradura al equipo de e-Learning. Juntos están trabajando antes de sacar públicamente un nuevo curso online para una empresa. Han sido unas cuantas semanas y en algunos casos meses de preparación del producto formativo. Cuando el comercial o gestor de cuentas localizó un cliente que necesitaba una formación interna para sus empleados hasta la formadora que envió los emails de bienvenida al curso a los todos/as los alumnos/as.

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e-Learning: homologación, estadísticas y eficacia

Si bien es cierto que mi target es principalmente la formación in company o para las empresas, me llena de gozo que poco a poco se vaya reconociendo e implementando la formación e-Learning en las instituciones públicas y en algunos casos hasta de forma homologada como es el caso de la UNED. Democratizar la cultura y hacerla llegar cada día a más personas es un valor agregado de muchas universidades a nivel mundial. “Caminante no hay camino, se hace camino al andar” clamaba el gran poeta D. Antonio Machado, así, de forma similar lo está haciendo la formación online en todas sus variantes (e-Learning, b-Learning, m-Learning, c-Learning). Tal y como ocurre cada vez más con el software open source, presente ya en muchas de las comunidades autónomas de España como es el caso de Andalucía y su proyecto Prometeo y Extremadura (nota de prensa en eLearning Workshop). Todavía nos queda un largo recorrido por hacer, y sí, lo hacemos poco a poco, todos y cada uno de los profesionales que nos dedicamos a ello, con pasión y dedicación como poco. La formación, sea reglada o no, debería cumplir su objetivo: el aprendizaje y por ende su aplicación práctica. Como caso de éxito, os traigo un listado de instituciones participantes en Nuevas tendencias de e-Learning y una nota de prensa interesante sobre la 3ª Jornada de e-Learning de AENOA, donde se hicieron múltiples reflexiones sobre la situación del e-Learning en distintas Comunidades Autónomas y su seguimiento.

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bLearning en Gestión documental

INTRODUCCIÓN

El impacto de las TIC en la formación de estos últimos años nos obliga a preguntarnos sobre lo que pensamos, creemos y hacemos en la educación a todos los niveles utilizando la tecnología. La posibilidad de generar entornos virtuales de aprendizaje se ha multiplicado, su uso se ha difundido ampliamente. Cada vez más se desarrollan más propuestas de formación y desarrollo orientadas a una mejora de la formación de los empleados. Derivado del nuevo proceso de aprendizaje como un proceso continuo.

Una gran variedad de teorías han guiado los usos de las TIC en la educación, partiendo de principios tales como “aprendizaje centrado en el estudiante”, “del aprender haciendo”, “del aprendizaje colaborativo” y sobre todo hacia la modalidad identificada como “aprendizaje a distancias en línea”.

Rápidamente, las organizaciones se han colocado en lo que se ha dado por llamar la gestión  del conocimiento y en la búsqueda de estrategias para su administración y construcción. Así nacen expresiones y conceptos como aprendizaje organizacional o colaboración organizacional, asociada a la capacidad de una organización para ser ágil y flexible en la solución de problemas, capacidad de innovación y creación que en la misma empresa puede alcanzar. Muchas son las teorías que se crean para la mejora de organización ágil, y la gran mayoría tienen el denominador común de que lo importante es compartir el saber entre los miembros de una organización para resolver problemas.

El objetivo de este trabajo es exponer un caso de éxito de implantación de bLearning en el marco empresarial.

LA EMPRESA: NECESIDAD Y OBJETIVO

La empresa Gestiondoc ®, es un grupo empresarial español, que desarrolla soluciones para la digitalización y la gestión documental. Basa su estrategia en el desarrollo de tecnología propia. Captur®, su producto estrella, permite la captura de manera automatizada de la información contenida, tanto en documentos físicos como electrónicos, asegurando los niveles de calidad necesarios a lo largo del proceso. De esta forma, las imágenes capturadas de los documentos escaneados desde ubicaciones remotas son procesadas para ser posteriormente consultadas vía Web.

Perfil de clientes

Las soluciones de Gestiondoc ® están pensadas para clientes que necesitan manejar grandes cantidades de documentos como parte de sus procesos de negocio: entidades financieras, compañías de telecomunicaciones, centros de atención telefónica, administración pública, etc.

El objetivo

El objetivo general del proyecto es informar a todos aquellos que por razones personales o de negocios tienen la necesidad de investigar el tema de la digitalización de documentos y la adquisición de habilidades prácticas en este sentido.

El objetivo específico se encuentra definido por la situación descrita a continuación:

Gestiondoc ® como empresa, se encuentra en estos momentos en un fuerte proceso de expansión, por lo que está abierto a nuevos lazos empresariales. Ya cuenta con acuerdos estratégicos con varios partner, están interesados en utilizar su plataforma estrella de digitalización y captura de la información llamada Captur® a nivel desarrollador y así poder realizar diferentes implementaciones en máquinas multifunción de diferentes fabricantes de hardware. Uno de los partner más interesantes del mercado latinoamericano es ProductT®. Desde sus oficinas de Puerto Rico, están muy interesados en acceder no sólo a la información comercial de Captur® sino también a la de carácter más técnico mediante un curso detallado y talleres prácticos para sus desarrolladores e ingenieros de software.

LA SOLUCIÓN: BLEARNING

Se plantea para formar en Captur® la utilización de la modalidad bLearning o blended learning, ya hace ya unos años que se empezó a desarrollar, y es un término muy discutido por teóricos de la formación. Para García Aretio esta modalidad de formación “… combina en un mismo programa sesiones presenciales con otras en línea. En traducción literal, con blended learning estaríamos refiriendo al “aprendizaje mezclado” (to blend=mezclar, combinar), ¿diríamos aprendizaje combinado, mixto, híbrido, amalgamado, anexado, entreverado, entretejido, integrado, dual, bimodal, semipresencial, semivirtual…?…ha tenido sus orígenes y principales exponentes en el ámbito de la formación empresarial” (García Aretio, 2004a)

El bLearning (formación combinada, del inglés blended learning) consiste en un proceso docente semipresencial. Este modelo de formación hace uso de las ventajas de la formación 100% on-line y la formación presencial, combinándolas en un solo tipo de formación que agiliza la labor tanto del formador como del alumno. El diseño instruccional deberá incluir tanto actividades on-line como presenciales, pedagógicamente estructuradas, de modo que se facilite lograr el aprendizaje buscado.

Se decide que la estrategia formativa para difundir el conocimiento del software de Gestiondoc ®   sea bLearning por muchas razones, de entre las cuales se pueden citar como beneficiosas las siguientes:

  • Reducción de costes y tiempos de los ingenieros-docentes de Gestiondoc ®, ahora no tendrán que estar desplazados durante un mes de duración como mínimo en el país donde se necesitará la formación.
  • El trabajo colaborativo utilizando herramientas síncronas y asíncronas:
  • Aumenta el interés de los alumnos promoviendo el pensamiento crítico
  • Favorece la adquisición de destrezas sociales, ayudando a mejorar la comunicación, la coordinación y favorece la interacción
  • Mejora el logro académico
  • Fuerza a los estudiantes a ser más explícitos con otros en sus: Intenciones, Metas, Planes
  • Permite la formación de alumnos con independencia de barreras geográficas gracias al componente eLearning
  • La combinación de presencialidad permite la interacción física de los participantes de la formación, ayudando al establecimiento de vínculos y la realización de actividades algo más complejas de realizar en el entorno virtual.
  • Garantiza el mejoramiento de la empleabilidad
  • Apoya e influye positivamente en la gestión del conocimiento de la compañía que emite y la que recibe la formación, gracias a la retroalimentación posterior.

De entre los riesgos que tendrá que afrontar la organización al haber elegido blearning serán los siguientes:

  • Riesgo en primera experiencia, si los participantes (tanto alumnos como maestros) no han tenido experiencias previas de aprendizaje colaborativo, las primeras prácticas les pueden resultar algo complejas, debido a la adquisición de nuevas habilidades con medios tecnológicos no habituales, nueva metodología, horarios..etc.
  • Curva de aprendizaje variable de aplicaciones colaborativa. Actualmente existen muchas iniciativas de aprendizaje colaborativo que requieren de una o varias herramientas informáticas para su implementación.
  • Dependencia de la infraestructura informática. Se debe tener en cuenta la disponibilidad de acceso a Internet de los participantes, la capacidad de procesamiento de los servidores, ancho de banda, velocidad y capacidad de procesamiento de los PC’s de escritorio, atención de soporte técnico para redes y sistemas operativos.
  • Riesgo de una percepción de informalidad. El aprendizaje colaborativo tiene grandes dosis de socialización, el participante puede tener la impresión de que el trabajo no requiere del grado de participación y compromiso propio de una asignatura con modalidad presencial.

Clima organizacional

Gestiondoc ® considera que la formación a ProductT® mediante bLearning es un piloto de implantación futura de esta modalidad de formación en la propia compañía. También se plantean la posibilidad de presentarlo al mercado de software como una línea de negocio más. Permitirá además mejorar el ambiente de la organización, reforzando los vínculos entre compañeros, con partners y clientes, y la percepción más positiva de la organización por parte del trabajador, al poner a su disposición una metodología y modalidad de formación tecnológica y alternativa que les permitirá no sólo adquirir conocimiento –curso de bienvenida a la compañía, nuevos productos y actualizaciones de  software- sino también a ser mejor valorados de cara a una promoción interna.

EL CURSO: PRODUCCIÓN Y DISEÑO

El departamento de tecnología de Gestiondoc ® ha invertido durante años grandes cantidades de recursos económicos y humanos en la formación presencial de desarrolladores de partner y clientes. Por lo que ahora demanda una solución alternativa al departamento de Certificación y Formación. La persona responsable del departamento de formación, realiza una recogida exhaustiva de los requerimientos y los análisis relativos a estudios de mercado, costes en cuanto a un curso presencial. La propuesta es clara, se necesita de un curso blended learning que permita obtener la formación teórica de forma ágil, vía Web y con independencia de las barreras geográficas. Por el carácter técnico específico de la materia y con la experiencia anterior, se plantea que el conocimiento teórico sea apoyando con videoconferencias semanales, mientras que las jornadas prácticas de talleres serán de cuatro días laborables.

La  persona responsable de formación y su equipo serán los encargados de elaborar el análisis, diseño[i] y revisión.

El equipo de producción en la parte de eLearning, está compuesto por las siguientes áreas:

Y mediante proveedores externos será la administración de la plataforma online de formación Web, diseño gráfico –según manual de identidad corporativo-, y la producción de multimedia, audio y montaje. A ello hay que sumarle el equipo que se encarga de hacer las gestiones necesarias para que en las oficinas del partner se puedan realizar las sesiones presenciales acordadas.

El curso se diseña con una clara intencionalidad de aprendizaje colaborativo, donde los/as alumnos/as y sus docentes son partícipes de “conversar” y sobre todo de “escuchar”. Se considera un método mucho más interactivo para luchar contra el tedio del aislamiento al ser un curso on line.

Se busca que los/as alumnos/as sean partícipes del Aprender haciendo, donde las sesiones de video conferencia sean eminentemente prácticas, amén de los ejercicios de autoevaluación que los alumnos se van encontrando en la parte más técnica.

Cada uno de los escalones de esta pirámide inspira además a los profesores, éstos utilizarán todos los recursos a su disposición para que los alumnos reflexionen a través de preguntas, artículos y post de blogs, definiciones aparecidas en wiki. Podrán además en grupo para realizar tareas  grupales de forma colaborativa. Los participantes podrán estar en contacto continuamente mediante medios síncronos y asíncronos.

El programa académico incluye un examen final (online) que puntuará un peso de un 30 % en la calificación final. Tras finalizar con éxito el curso, los usuarios recibirán un certificado de sus conocimientos y experiencia en el tema de la digitalización de documentos y gestión de documentos.

Las preguntas básicas a resolver para realizar con éxito la formación requerida son:

  • ¿Puede el modelo de diseño instruccional propuesto servir a su aplicación en proyectos internacionales?
  • ¿Cómo administrar las actividades de un equipo situado en diferentes lugares del mundo?
  • ¿Cómo planificar las actividades de un proyecto internacional?
  • ¿Qué características hacen un curso que tiene un término para su certificación oficial y es reconocida internacionalmente?

EN MARCHA

Una vez elegida la plataforma de teleformación –en función de criterios de coste y necesidades a cubrir- y adaptada gráficamente según el manual de identidad corporativa.  Una plataforma que contaba con:

  • Área personal. Un espacio para la identificación del participante, bitácora donde realizar sus notas e impresiones, calendario donde se reflejaban puntualmente las sesiones de chat, foro y videoconferencias, fecha tope de realización de actividades individuales y grupales.
  • Un glosario de términos habituales en digitalización y procesamiento de la información, con las definiciones de términos usados a lo largo del curso. Para facilitar la búsqueda, se podía acceder directamente a la letra por la que comenzaba la palabra y también disponía de un motor de búsqueda.
  • Lecciones  y autoevaluación (batería de test que se iban abriendo conforme el alumno finalizaba cada lección)
  • Actividades (crucigramas, sudokus y sopas de letras basados en la materia didáctica para motivar al alumno a fijar y relacionar conceptos con operativas y actividades)
  • Foro (debate, académico y dudas)
  • Chat
  • Wiki
  • Buzón de sugerencias
  • Asistencia técnica
  • Videoconferencia

Cronograma

Llegó el momento de empezar a gestionar el proyecto para la creación y puesta en marcha de la formación. El responsable de la formación realizó el Cronograma. Para consensuarlo, se puso en contacto con su homónimo en el área de tecnología y desarrollo y el representante de la empresa partner. El cronograma serviría en cuanto a herramienta para la planificación de tiempos, plazos, recursos y además para realizar el seguimiento y el cálculo del flujo financiero del proyecto.

Los pasos básicos eran:

  • Determinar los principales entregables del proyecto (lo que generará el proyecto) y organizarlos jerárquicamente. Conviene tener un equilibrio entre no olvidar nada importante y tener un detalle abrumador que dificulte el uso de la información.
  • Determinar las actividades necesarias para realizar los entregables.
    Establecer la secuencia de las actividades sin olvidar cuales son obligatorias y cuales son optativas, ya que al momento de tener que reducir plazos esta información será vital.
  • Estimar el esfuerzo de cada actividad (horas-hombre), definir los recursos a disponer para cada actividad, y con esto calcular la duración de las tareas.

Finalmente se adaptó el cronograma a un calendario para tener en cuenta los festivos, vacaciones, factores climáticos, etc, nivelar recursos para que cada tarea sea ejecutada por el equipo designado. Es más sano comunicar al equipo un rango de fechas más que un punto de tiempo.

La presentación

En una primera reunión presencial de inicio en la sede de Gestiondoc ®  se realizaron las presentaciones para presentar el proyecto de todos los que intervendrían en el proyecto.

Esta reunión tenía tres objetivos:

  • Definir el equipo
  • Definir el proceso (para compartir la metodología, definir el proceso de trabajo e identificar las normas e indicadores para la gestión de los activos)
  • Conocer las características generales del producto educativo que se va a lograr.
  • Establecer en el calendario las fechas para la impartición online de un curso previo a la formación a los partner para que los maestros de Captur®  sepan tutorizar online.

MEJORAS

En general, los entornos de formación (la plataforma de formación y el itinerario formativo y sus recursos didácticos) fueron diseñador para ser intuitivos. Se ofreció una guía de uso en para ser consultada/descargada, sin embargo tanto los/as alumnos/as y los tutores reclamaron la existencia de un paseo virtual en modo vídeo. Se valoró dicha propuesta y será realizada en la segunda edición y posteriores tanto para formación interna como externa. También se planteó como mejorar la existencia de simulaciones virtuales basadas en casos reales como método de autoevaluación.

Desde la dirección de formación, se propuso para futuras ediciones formativas, la creación de un buzón de correo que a modo de Libro Blanco Virtual sirviera para recoger sugerencias y aportaciones.

RESULTADOS

La metodología y modalidad de la formación resultó bien acogida, tanto por alumnos como para profesores. Agradecieron además que tras la formación se les hiciera llegar el diploma acreditativo de mediante un documento PDF que se podían descargar desde la plataforma Web de formación.

Resultó de gran importancia el tiempo invertido en el diseño de unos buenos materiales instruccionales y estructurados pedagógicamente que, junto con una adecuada planificación de las actividades, unos objetivos de formación bien definidos y una evaluación continua, permitiera realizar los ajustes necesarios y lograr el perfeccionamiento de la estrategia de enseñanza-aprendizaje.

El equipo docente consideró muy interesante la introducción de forma virtual –mediante foros y sesiones de videoconferencia- del Aprendizaje Basado en Problemas (Problem-Based Learning, PBL), como parte de la estrategia didáctica presentada. Un modelo educativo centrado en la discusión y el aprendizaje que emana de problemas basados en situaciones reales. Un método que estimula el aprendizaje independiente y ofrece a los estudiantes la praxis necesaria para abordar situaciones complejas y determinar sus propias lagunas en el proceso de aprendizaje, haciendo más probable resolver con éxito situaciones problemáticas en su actividad profesional como desarrolladores/ingenieros de Captur®.

CONCLUSIONES

No existe el proyecto perfecto, el curso perfecto, pero si hay actividad y recursos casi todo es posible. Evidentemente también depende también de los elementos del contexto y el grado de compromiso adquirido para el cumplimiento de los objetivos de aprendizaje. Lo que es bueno para una empresa no lo tiene que ser para otra. En cualquier organización hay limitaciones. La formación, independientemente de su modalidad debe fomentar la empleabilidad.

Gracias a la formación, aprendemos los individuos pero también aprende la organización. Se logra la gestión del conocimiento y la aplicación del bLearning en el marco de una organización, compartiendo el conocimiento a través de un curso.

BIBLIOGRAFÍA

  • Contenidos teóricos del módulo 6: Aspectos formales, organizacionales y sociales en el diseño, gestión y dirección de proyectos de bLearning.

[i] ¨Diseño instruccional: es un procedimiento que tiene por objetivo delinear una propuesta formativa partiendo de un análisis previo de necesidades de aprendizaje específicas.